Za obdelavo osebnih podatkov, vnesenih v obrazec vloge veljajo posebne politike varovanja, določene z Uredbo (ES) št. 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov. Glej: http://fra.europa.eu/en/data-protection-statement in s tem povezano obvestilo o varstvu podatkov za posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, ki vlagajo prošnjo za dostop do dokumentov.