Aufruf zur Interessenbekundung für die Erkundung des Marktes für die Suche nach Räumlichkeiten für die Agentur der Europäischen Union für Grundrechte (FRA), Wien, Österreich

1. Einleitung und Ziele

Die Agentur sucht nach neuen Räumlichkeiten, um ihren aktuellen und künftigen Bedarf an Büroflächen abzudecken. In diesem Zusammenhang beabsichtigt die Agentur, einen Mietvertrag für die Anmietung neuer Räumlichkeiten abzuschließen.

2. Interessenbekundung

2.1 Anforderungen der Agentur an die Räumlichkeiten:

Die grundlegenden Kriterien, die in Bezug auf die vorgesehenen Räumlichkeiten erfüllt werden sollten, sind:

1. Die Räumlichkeiten sollten sich entweder in der Innenstadt, den inneren Bezirken (1-9) oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbaren Bezirken Wiens z.B. 10. oder 22., befinden.
2. In den Räumlichkeiten sollten mindestens 110 bis 120 Bürotische sowie Besprechungsräume, Lagerräume und damit verbundenen Räume untergebracht werden. Die vorgeschlagene Fläche der Räumlichkeiten sollte zwischen 3000 und 3500 m² groß sein.
3. Die Räumlichkeiten sollten ein modernes, dynamisches Arbeitsumfeld, einschließlich der erforderlichen Installationen für IT-Netze, Kühlung, Besprechungsräume usw. bieten.
4. Das Gebäude muss den nationalen Rechtsvorschriften entsprechen und vor Juni 2026 bezugsfertig sein (einschließlich der Fertigstellung der Ausbauarbeiten).
5. 5. Die vorgeschlagenen Räumlichkeiten sollten zum Zeitpunkt ihrer Belegung durch die Agentur mindestens folgenden grünen Standards entsprechen:
   • BREEAM – Outstanding
   • LEED - Platinum
   • DGBN- Platinum
   • oder gleichwertigen Normen

Hinweis zur Information: Ziel der Agentur ist es, bis 2030 CO2-neutral zu werden. Daher erhalten Bewerber, die ein Gebäude anbieten, das zur Erreichung dieses Ziels beiträgt, bei der technischen Bewertung höhere Punktzahlen (siehe Abschnitt 3 unten).

2.2 Einzelheiten des Verfahrens

Wenn Sie an dieser Interessenbekundung teilnehmen möchten, melden Sie Ihr Interesse bis spätestens 30. August 2024 (17:00 Uhr Wiener Ortszeit) unter Angaben Ihrer Kontaktdaten (Firmenname, Adresse, Land und E-Mail) an folgender Adresse an: procurement@fra.europa.eu. Bitte senden Sie zum jetzigen Zeitpunkt keine weiteren Informationen.

Alle Firmen, die innerhalb der oben genannten Frist ihr Interesse bekundet haben, werden gemäß Punkt 11.1 (g) Anhang 1 der Haushaltsordnung der Europäischen Union eingeladen und erhalten die erforderlichen Unterlagen für die Einreichung eines Angebots für den Abschluss eines Mietvertrags (siehe Abschnitt 3 unten).

3. Erwartete Phasen und Zeitplan

• Phase 1 – Markterkundung (aktueller Schritt) 
  • 1.1 Veröffentlichung des Aufrufs zur Interessenbekundung zur Prospektion des Marktes – voraussichtlich im Juli 2024. 
  • 1.2 Ergebnis der Marktsondierung: Liste der Bewerber, die zum Verhandlungsverfahren eingeladen werden – voraussichtlich im September 2024. 
• Phase 2 – Verhandlungsverfahren – voraussichtlich September 2024 – März 2025 
  • 2.1 Übermittlung von Unterlagen zum Verhandlungsverfahren, einschließlich aller für die Erstellung eines Angebots erforderlichen Unterlagen – voraussichtlich September 2024. 
  • 2.2 Einreichung von Vorschlägen von eingeladenen Bewerbern – voraussichtlich September bis November 2024. 
  • 2.3 Bewertung der eingegangenen Angebote/Verhandlungen – voraussichtlich Dezember 2024 – Februar 2025. 
  • 2.4 Verhandlung des endgültigen Vertrags mit dem ausgewählten Gebäudeeigentümer/Vertreter voraussichtlich März - Mai 2025. 
• Phase 3 - Genehmigung und Unterzeichnung des Vertrags 
  • 3.1 Vorlage des Vertrags bei der Haushaltsbehörde (Europäisches Parlament und Rat) zur Genehmigung – voraussichtlich Mai bis Juni 2025. 
  • 3.2 Vergabeentscheidung – Unterzeichnung des Mietvertrags – voraussichtlich Juni bis Juli 2025.