System Wjazdu/Wyjazdu: Wytyczne dla kadry kierowniczej dotyczące praw podstawowych

Poniższe wnioski zostały uzyskane w wyniku badań jakościowych.

• Żadne z przejść granicznych (BCP), w których prowadzono badania terenowe, z wyjątkiem Medyki (Polska) i Narwy (Estonia), nie dysponowało tablicami informacyjnymi ani ulotkami przy kontroli pierwszej linii.
• Powszechna opinia we wszystkich BCP objętych badaniami wskazuje na potrzebę przewidywania momentu przekazywania informacji obywatelom państw trzecich.
• Lider zmiany w Estonii zauważył, że „w przyszłości konieczność fotografowania niemowląt w wózkach… sprawi trudności… osobie, która to wykonuje, ponieważ będzie musiała wyjaśnić rodzicowi, dlaczego robi zdjęcie jego dziecku.”
• Naukowcy w Niemczech i we Włoszech zwrócili uwagę, że obywatele państw trzecich mogą nie w pełni rozumieć przekazywane informacje.
• Jeden z naukowców w Bułgarii podkreślił potencjalne ryzyka związane z barierami językowymi i niespójnym przekazywaniem informacji w różnych państwach członkowskich.

Ankieta przeprowadzona wśród funkcjonariuszy straży granicznej ujawniła następujące ustalenia:

• 84% funkcjonariuszy straży granicznej stwierdziło, że na podstawie własnego doświadczenia wcześniejsze udostępnienie pasażerom informacji na temat celu, procedur i praw związanych z gromadzeniem danych w EES jest niezbędne do zapewnienia jakości danych biometrycznych (n = 175) [i] „n” oznacza liczbę funkcjonariuszy straży granicznej, którzy odpowiedzieli na konkretne pytanie na wszystkich dziewięciu przejściach granicznych, na których przeprowadzono badania terenowe, spośród 177 uczestników badania. Łączna liczba respondentów w odniesieniu do każdego pytania uwzględnia zarówno respondentów, którzy udzielili istotnych odpowiedzi na pytania, jak i tych, którzy wybrali warianty odpowiedzi „nie wiem” lub „wolę nie mówić”. Nie uwzględniono w nim odpowiedzi na pytania zawarte w kwestionariuszu, w których nie wybrano żadnej opcji odpowiedzi.
  .
• 91% funkcjonariuszy uważa, że wcześniejsze udostępnienie obywatelom państw trzecich informacji dotyczących wymogów wjazdowych ułatwiłoby komunikację z nimi podczas kontroli pierwszej linii, wraz z wykorzystaniem wideo informacyjnych podczas oczekiwania (81%), dostępu do narzędzi tłumaczeniowych (77%), pisemnych materiałów informacyjnych udostępnianych podczas oczekiwania (70%) oraz personelu wspierającego w językach obcych (68%) (n = 176).
• 37% funkcjonariuszy wskazało, że wielu lub niektórzy obywatele państw trzecich nie są dobrze poinformowani o procedurach kontroli, co negatywnie wpływa na ich pracę (n = 161).
• Funkcjonariusze wymienili następujące wyzwania związane z przekazywaniem informacji obywatelom państw trzecich: presję czasową (73%), niewystarczającą ilość materiałów informacyjnych (61%), trudności komunikacyjne i językowe (59%) oraz brak wystarczającej wiedzy merytorycznej (43%) (n = 172).

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie EES obywatele państw trzecich muszą być wyraźnie informowani o wykorzystywaniu ich danych osobowych, ich obowiązkach i prawach. W art. 50 ust. 1 rozporządzenia wymieniono, o czym należy informować obywateli państw trzecich i w jaki sposób należy ich informować. Zobowiązuje on państwa członkowskie do informowania ich o potrzebie dostarczenia odcisków palców i wizerunków twarzy, konsekwencjach odmowy oraz możliwości udostępnienia danych organom ścigania lub do celów powrotu. Osoby fizyczne muszą być również informowane o przysługujących im prawach do dostępu do swoich danych, ich poprawiania lub usuwania, o wykorzystywaniu danych do monitorowania przekroczenia dozwolonego okresu pobytu, o okresach zatrzymywania danych oraz o prawie do wnoszenia skarg. W rozporządzeniu wyjaśniono, że informacje muszą mieć formę pisemną, być zwięzłe, przejrzyste, zrozumiałe, łatwo dostępne, muszą być sporządzone prostym językiem oraz muszą być sporządzone w języku zrozumiałym dla obywateli państw trzecich lub co do którego można zasadnie oczekiwać, że zostanie przez nich zrozumiany. W decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2022/1337 z dnia 28 lipca 2022 r.określono wzór na potrzeby przekazywania informacji.

Prawo do informacji określone w rozporządzeniu w sprawie EES uzupełnia unijne przepisy o ochronie danych (zob. sekcja 3), w szczególności rozporządzenie (UE) 2016/679(ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO)). Rozporządzenie w sprawie EES należy interpretować zgodnie z prawem do poszanowania życia prywatnego i rodzinnego oraz do ochrony danych osobowych określonym w art. 7 i 8 Karty, a także z prawem do skutecznego środka prawnego określonym w art. 47 Karty. Musi ono również być zgodne z prawem do dobrej administracji, które jest ogólną zasadą prawa Unii. Aby promować sprawiedliwość i ochronę prawną przy informowaniu obywateli państw trzecich, organy krajowe muszą unikać dyskryminacji zakazanej na mocy art. 21 Karty i podejmować niezbędne środki w celu poszanowania praw dziecka (art. 24), osób starszych (art. 25) i osób niepełnosprawnych (art. 26).

Poniższe wytyczne mogą pomóc organom krajowym w dostarczaniu informacji na temat EES obywatelom państw trzecich w skuteczny i niedyskryminacyjny sposób, z poszanowaniem praw podstawowych.

• Wytyczne 1.1: Udostępnienie europejskiej kampanii informacyjnej na temat EESna oficjalnej krajowej stronie internetowej i uzupełnienie jej, w stosownych przypadkach, o informacje na szczeblu krajowym udostępniane online.

Poniższe wytyczne mogą również wchodzić w zakres kompetencji urzędników wyższego szczebla na przejściach granicznych.

• Wytyczne 1.2: Opracowywanie materiałów informacyjnych tak konkretnych i szczegółowych, jak to możliwe, wskazujących osoby odpowiedzialne za kwestie ochrony danych oraz za przyjmowanie skarg, wraz z ich danymi kontaktowymi.
• Wytyczne 1.3: Wsparcie BCP w zakresie zakładania punktów informacyjnych na miejscu, zapewnienia informacji w wielu językach i w formatach dostępnych, takich jak kody QR, plakaty, ulotki, ekrany z filmami informacyjnymi, stanowiska w alfabecie Braille’a, informacje audio, piktogramy lub symbole dla dzieci.
• Wytyczne 1.4: Zachęcanie BCP do dystrybucji kodów QR prowadzących do usługi internetowej umożliwiającej sprawdzenie liczby pozostałych dni dozwolonego pobytu.
• Wytyczne 1.5: Regularne monitorowanie, czy materiały informacyjne wywieszone na BCP są łatwo dostępne dla wszystkich obywateli państw trzecich, bez konieczności opuszczania kolejki.
• Wytyczne 1.6: Dysponowanie odpowiednią liczbą personelu na BCP, który odpowiada na pytania obywateli państw trzecich w różnych istotnych językach.
• Wytyczne 1.7: W razie potrzeby i możliwości udostępnienie mediatorów kulturowych lub podobnego personelu wspierającego na BCP w celu pomocy obywatelom państw trzecich podczas samoobsługowej rejestracji, w szczególności osobom o szczególnych potrzebach i z ograniczonymi umiejętnościami cyfrowymi, oraz w celu ułatwienia identyfikacji i skierowania osób należących do grup szczególnie wrażliwych.
• Wytyczne 1.8: Udostępnianie odpowiednich materiałów informacyjnych oraz, w razie potrzeby, koordynacja z przewoźnikami, biurami podróży, organami wizowymi oraz sąsiednimi BCP w krajach spoza UE w celu wcześniejszego poinformowania obywateli państw trzecich o systemie EES przed podróżą.

• „Praktyczny podręcznik EES” Komisji Europejskiej dla organów krajowych (niedostępny publicznie).
• Agencja Praw Podstawowych Unii Europejskiej, Kontrole graniczne a prawa podstawowe na lądowych granicach zewnętrznych – praktyczne wskazówki, Urząd Publikacji Unii Europejskiej, Luksemburg, 2020 r., pkt 7.